Algemene verordening gegevensbescherming
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming, ook wel privacywet genoemd, van kracht voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Deze organisaties moeten zich aan de regels in deze nieuwe verordening houden. Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als in mappen op een plank. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden op geborgen zonder dat vreemden daar bij kunnen.
Vereniging Osorezu Budo Sporten moet zich ook aan deze regels houden en heeft een inventarisatie gemaakt van de gevolgen van deze verordening en de daartoe noodzakelijke maatregelen genomen.
Wat wordt er verzameld:
Persoonsgegevens en foto’s van onze (jeugd)leden en gegevens van de ouders/ verzorgers van onze minderjarige leden (tot 18 jaar) worden ten behoeve van de administratie, facturatie, wedstrijden en examens verzameld.
Gegevens tbv administratie en facturatie:
Gegevens van volwassen leden:
Naam (voornaam en achternaam)
Adres
Postcode/ woonplaats
Email adres
Telefoonnummer
Geboortedatum
Ervaring
Band
Gegevens van minderjarige leden:
Naast de gegevens van het jeugdlid zelf zoals vermeld bij de volwassen leden ook:
Naam (voornaam en achternaam van ouder of verzorger)
Geboortedatum ouder of verzorger
NB: het vermelde telefoonnummer en email adres betreft de gegevens van de ouder/ verzorger.
Foto’s
Tijdens lessen, wedstrijden en examens kunnen er foto’s worden gemaakt. Vereniging Osorezu Budo Sporten zal vooraf toestemming vragen voor plaatsing van foto’s in kranten, sociale media etc. Vereniging Osorezu Budo Sporten is en kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor foto’s geplaatst door derden.
Gegevens tbv wedstrijden:
Per wedstrijd wordt het gewicht van het deelnemende (minderjarig)lid vastgesteld en vastgelegd.
Gegevens tbv examens:
Per examen wordt de hoogte van de band vastgesteld en vastgelegd.
Hoe wordt het verzameld:
Persoonsgegevens worden via 3 manieren verzameld. Dit gebeurt via het inschrijfformulier voor lidmaatschap, inschrijving via de website of via een inschrijfformulier voor deelname aan een wedstrijd.
Wat wordt er met deze gegevens gedaan:
De persoonsgegevens van het inschrijfformulier worden voor de hierboven genoemde doeleinden gebruikt.
Volwassen leden:
Naam (voornaam en achternaam)
– Administratie (facturatie)
– Opgave bij wedstrijden
Adres, postcode/woonplaats:
– Administratie (facturatie)
Email adres:
– Versturen digitale factuur voor lidmaatschap
– Informeren van leden over clubaangelegenheden zoals wijziging lesrooster, mogelijkheid voor deelname aan wedstrijden etc.
De emailadressen worden altijd in bcc geplaatst en zijn daardoor niet zichtbaar voor andere leden.
Telefoonnummer:
– Informeren van leden over clubaangelegenheden zoals bijvoorbeeld plotseling wijzigen van het lesrooster.
Geboortedatum:
– Opgave bij wedstrijden
Ervaring:
– Indeling in juiste groep
– Opgave bij wedstrijden ivm indeling in juiste klasse
Gewicht:
– Opgave bij wedstrijden ivm indeling in gewichtsklasse
Minderjarige leden:
Naam (voornaam en achternaam) minderjarig lid:
– Opgave bij wedstrijden
Naam (voornaam en achternaam ouder/ verzorger), adres, postcode/ woonplaats:
– Administratie (facturatie)
Email adres:
Betref het email adres van de ouder/ verzorger. Een email adres van het jeugdlid zelf wordt niet gevraagd. Zie hierboven.
Telefoonnummer:
Het telefoonnummer betreft het telefoonnummer van de ouder/ verzorger.
-M Informeren over clubaangelegenheden zoals bijvoorbeeld het plotseling wijzigen van het lesrooster.
– Informeren in geval van calamiteit mbt het minderjarig lid.
Hoe worden deze gegevens bewaart:
Inschrijfformulier:
– Gearchiveerd in een map opgeborgen in een afgesloten kast.
Inschrijving via website:
– Gearchiveerd als “google docs” document in Google drive.
De voor dat onderdeel noodzakelijke gegevens van het inschrijfformulier worden opgenomen in de de financiële administratie en het ledenbestand. De programma’s die hiervoor worden gebruikt staan op een pc die beveiligd is met een wachtwoord. De emails worden verstuurd vanaf het programma Mailchimp. Mailchimp Wachtwoorden worden 1 maal per maand aangepast. De internet provider heeft geen toegang tot de gegevens op de server danwel de emails.
Foto’s:
Foto’s worden van de mobile telefoon overgezet op de pc van de vereniging. Deze pc is beveiligd met een wachtwoord.
Wie heeft/ hebben toegang tot deze gegevens:
Het bestuur van Osorezu heeft uit hoofde van haar functie toegang tot alle gegevens. De organisator van een wedstrijd ontvangt uitsluitend en alleen ten behoeve van die specifieke wedstrijd de hierboven genoemde persoonsgegevens van de aan die wedstrijd deelnemend (minderjarig)lid.
Bewaartermijn:
De persoonsgegevens worden gedurende het lidmaatschap tot een periode van 1 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap bewaart. Na het verstrijken van deze periode worden de gegevens vernietigd.
Foto’s worden voor onbepaalde tijd bewaart.
Rechten:
De (minderjarige) leden van Vereniging Osorezu Budo Sporten hebben ten aller tijden het recht tot inzage in en aanpassing van de persoonsgegevens of het verwijderen van foto’s van het betreffende lid danwel het minderjarige lid waarvan de persoon de ouder/ verzorger is.
U kunt hiervoor contact opnemen met de secretaris/ penningmeester Mw. Paulien Veerman. Zij is tevens de functionaris voor gegevens verwerking.